アウトレット家具・雑貨の販売の効率化実績
■業種：小売業
■業務内容：アウトレット家具・雑貨の販売
■コンサルティング箇所：バックヤード業務全般
【実績】
・本社内に書類の電子化・共有の流れを構築し、社内に溢れていた紙資料と同時に業務負担を大幅に削減
・クラウドツールによって新たな仕組みづくりを実現
【課題】
本社と拠点間では、多くの書類をFAXでやりとりしているが
特に多くの書類があつまる本社においては、FAX機から印刷される用紙が社内に溢れている状況
一方、本社にメールで届いたファイルに対しては、それをわざわざ印刷して押印
→ファイリングするという作業を行っていた
多くの書類の保管が紙ベースである本社内から、紙量と手間を減らすことが課題だった
また、営業現場においては、自社物流倉庫へのグループ内の約５０店舗からの注文を
ネット上で行っているが、この注文の仕方が先着アクセス順となっているために、
在庫公開時間ともなると、希望の商品を取るために各店の店長がパソコンの前に
1時間近くも張りついていなければならない状況が続いていた
店長や店舗スタッフをパソコンの前に長時間拘束する現状に頭を抱えていた
【施策】
①書類の電子化・共有の流れを構築
まず書類については、メールやFAXで届いた書類をデータ形式のまま半自動で
指定の社内サーバに格納される仕組みを構築
押印についても電子印による押印に切り替え、それによって、何度も印刷とスキャンを繰り返す状況を脱却
②クラウド型の抽選システムを構築
現行システムの「先着順」という概念を「抽選」という考え方に転換
「抽選方式」に変えることで、店舗が注文作業を行える時間帯の幅を広げることに成功
また、クラウド上での全参加者共有型のシステムにすることで、公平性・透明性のあるシステムに仕上げることができた
更に、多くの書類をデータで保存する習慣ができたため、これまで行っていたファイリングの作業も激減、
FAXやスキャナを使用しなくなったため、デスク上だけで作業が完結するようになった
他にも、モニタのデュアルディスプレイ化・効率化ツールのレクチャーも
受けるなどすることで細かな業務の効率化も同時に実現
【結果】
書類をデジタル保存することで、本社の書類は3割減少（月間約3,000枚の用紙削減効果）
同時に業務負担も減少し、日々の業務にスラックが生まれた
抽選システムは先着アクセス順の概念を無くし、
５０店舗の各店長は1時間余りパソコンの前に張り付く時間から解放された
【今後の展望】
基幹システムの機能見直しやマクロRPAによる細かい業務の連携を行い、
更なる効率化・DX化を目指していきます
